6 lessen, 5 stappen en 3 voorbeelden om je personeelsblad nieuw leven in te blazen

6 lessen, 5 stappen en 3 voorbeelden om je personeelsblad nieuw leven in te blazen

Betrokken medewerkers, leren van elkaar, niet steeds opnieuw het wiel uitvinden, soepele interne communicatie. Dat willen we allemaal wel in een organisatie. Een personeelsblad met bijzondere, relevante en informatieve verhalen kan daar nog altijd een belangrijke bijdrage aan leveren. Wil jij je collega’s vanaf de volgende editie weer verrassen? Knoop dan de volgende wijze lessen, stappen en tips in je oren. We geven je ook een paar voorbeelden van hoe je denkt vanuit de lezer.

Les 1: First things first: doelen stellen

De beste les op het gebied van communicatie is vooraf doelstellingen bepalen. Alleen dan kun je een personeelsmagazine maken dat gelezen wordt en past bij jouw organisatie. Bedenk vooraf wat je wilt bereiken? Draait het om betrokkenheid? Is kennis delen een doel? Zet het op papier en maak de doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Dan kun je in een later stadium ook je keuzes beter verantwoorden aan het management.

Les 2: Een personeelsblad maak je niet alleen

Een personeelsblad maak je nooit alleen. Je hebt een representatieve redactie(commissie) nodig. Dus niet alleen de communicatie adviseur, P&O-medewerkers en de directie-assistent. Zorg voor een mooie afspiegeling van het personeelsbestand. In een onderwijsorganisatie vraag je dus ook een leerkracht en een onderwijsassistent. Bij een productiebedrijf kan een operator ook prima meedenken over geschikte onderwerpen. Kies mensen die precies weten wat er speelt op hun afdeling of bedrijfsonderdeel en die dat ook goed kunnen verwoorden.

Les 3: Verhalen moet je halen

Je krijgt vast weleens onderwerpen onder je neus geschoven die aan bod ‘moeten’ komen in het blad. Realiseer je goed dat informatie die écht geschikt is voor een personeelsmagazine niet vanzelf naar je toekomt. Weet wat er speelt, wie een bijzondere reis heeft gemaakt, een uitzonderlijke prestatie heeft verricht of de trekker was van dat ene project. Begeef je onder je collega’s en vraag wat er leeft. Dat maakt de drempel voor mensen ook veel lager om mee te werken aan een item. Een correspondentennetwerk opzetten kan een eerste stap zijn.

Les 4: Werk met correspondenten

Wil je doelmatig werken, dan houd je je redactie compact. Maar zorg wel dat je goed weet wat er speelt in de organisatie. Dat doe je door te werken met correspondenten. In ieder bedrijfsonderdeel of bij elke afdeling vraag je iemand om correspondent te zijn. Een correspondent voedt de redactie met weetjes en verhalen en helpt je aan een namen en nummers van personen die je wilt spreken. Hij of zij zit niet in de redactie en schrijft geen artikelen, maar is wel heel belangrijk. Met een goed netwerk van correspondenten weet je wat er speelt.

Les 5: Sluit aan bij de doelgroep, niet bij de directie

Wat je vooral niet moet doen is een personeelsblad maken met onderwerpen die van bovenaf opgelegd worden. Natuurlijk kun je beleidszaken, nieuwe projecten en belangrijke ontwikkelingen communiceren. Kies wel voor de medewerker-vriendelijke insteek. Wat kunnen zij hiermee? Welk effect heeft die belangrijke beslissing voor de werkvloer? Wat vinden medewerkers van het nieuwe beleid? Maak die extra slag voor een personeelsblad dat wél gelezen wordt.

Les 6: Mensen houden van menselijke verhalen

In een personeelsblad staan verhalen uit de organisatie. Dat is een voorwaarde. Toch vinden alle collega’s het ook heel leuk om te weten wat de hobby is van kantinemedewerker Riet. En wisten ze al dat de baas naast zijn werk vrijwilligerswerk doet op de kinderboerderij? Ook ‘De werkdag van’ doet het goed als luchtige rubriek. Menselijke verhalen geven een personeelsblad net dat beetje extra.

Hoe zit het, is jouw personeelsblad nog up to date?

Een snelle make-over voor je personeelsblad in 5 stappen

Laten we een testje doen. Leg de laatste editie van je personeelsblad eens naast de editie van twee jaar geleden. Als het goed is zie je aardig wat inhoudelijke verschillen. Onderwerpen die toen niet geplaatst konden worden, staan er nu wel in. Misschien heb je sommige rubrieken wel vervangen, gebruik je grotere foto’s of andere invalshoeken bij artikelen. Zie je weinig verschillen? Maak je magazine dan klaar voor een snelle make-over. Zo pak je het aan!

Stap 1: Hot or not?

Bekijk het huidige blad aandachtig. Welke rubrieken gaan al jaren mee, welke zijn nog steeds bijzonder, waar hoor je mensen regelmatig over praten? Een compleet lezersonderzoek geef je natuurlijk de meest betrouwbare antwoorden. Een korte online enquête is ook een mogelijkheid. Maar heb je daar de tijd niet voor, dan volstaat het ook om een willekeurig aantal collega’s te vragen: wat vind je leuk om te lezen en wat niet?

Stap 2: Brainstormen en jatten

Weet je wat er moet veranderen aan het blad, dan kun je gaan brainstormen over de invulling. Doe dat vooral niet alleen. Stel een groepje samen die de gemiddelde collega vertegenwoordigt. Zo’n brainstormsessie kan heel inspirerend en verhelderend zijn, mits je het op een slimme manier aanpakt.

Op bedrijfsjournalistiek.nl schreef Ron van Berkel ooit 5 manieren om je brainstorm verrassend in te steken. Een goed begin is immers het halve werk. Mocht je brainstormgroep daar niet voor te porren zijn, dan hebben we nog een voordelig alternatief. De uitdrukking ‘beter goed gejat, dan slecht bedacht’ is niet voor niets zo goed van toepassing op magazines. Zelfs de beste bladenmakers laten zich inspireren door collega’s. Hun toegevoegde waarde zit ‘m vooral in de vertaling van ideeën naar de eigen organisatie. Vraag de groep daarom een printje van hun favoriete rubriek uit een publieksblad of special interest magazine mee te nemen naar de brainstormsessie. Voor je het weet zijn er mogelijkheden te over.

Voor originele invalshoeken, kun je vervolgens de Boerenkool-methode van bladendokter Rob van Vuure gebruiken. Hij bedacht in 1992 al ‘35 invalshoeken voor boerenkool’ om duidelijk te maken dat je over álles heel divers kunt schrijven. Later verzon hij er nog 65 bij, om zijn bewering kracht bij te zetten. Probeer het maar eens met onderwerpen die spelen binnen jouw organisatie.

Stap 3: Net even anders

Nu is het een kwestie van kiezen: welke onderwerpen en rubrieken passen bij onze organisatie? Welke invalshoeken kun je toepassen op artikelen in het blad? En ook heel belangrijk: hoe geven we daar onze eigen draai aan? Want er is niets mis met rubrieken als ‘De passie van…’ en ‘Hoe is het nu met…’, maar het kan wel iets spannender. Toch? Een voorzetje…

  • The man/woman behind the suit
  • Het laatste woord (in plaats van een voorwoord)
  • Wat zit er in je tas?

Stap 4: What’s in it for me?

Van rubrieken en artikelen moeten mensen iets wijzer worden. Ze leren hun collega beter kennen, ze lezen de mening van de directeur of weten wie er nog meer in het bedrijf bezig zijn met bepaalde vraagstukken. Ook voor invalshoeken van artikelen geldt: zorg dat de lezer er iets aan heeft. Een artikel met de directeur over nieuw beleid kan dus noodzakelijk zijn. Maar je collega heeft alleen iets aan antwoorden op de vraag: wat betekent dat voor mij? Kies dus altijd een insteek waar je zoveel mogelijk lezers een plezier mee doet. Dat kun je ook doen door naast de directeur twee medewerkers te vragen wat zij verwachten van het nieuwe beleid. Ongevraagd voordeel: het levert mogelijk discussie en interactie op.

Stap 5: Aan de slag!

Tja, en dan rest er nog een laatste stap: de keuzes verwerken in een bladformule. Maak een goed doordachte planning van wanneer je de nieuwe rubrieken introduceert. Zorg ook voor de juiste mensen bij een rubriek. Maak de eerste keer een duidelijk statement, zodat mensen weten wat verwacht wordt, wanneer zij benaderd worden. En laat de lezer ten slotte even wennen aan een nieuwe rubriek. Zijn ze kritisch? Luister dan goed en scherp de inhoud waar nodig aan.

Hebben we je overtuigd dat je met een paar leuke nieuwe rubrieken of wat andere invalshoeken voor artikelen, veel kunt bereiken in een korte tijd? Maar vergeet ook de vormgeving niet. Een kijkje in het tijdschriftenschap van de supermarkt geeft alvast een goede indruk: hoe up-to-date is mijn blad? Of vraag een of meerdere vormgevers naar hun mening.

ZET DE LEZER CENTRAAL: 3 VOORBEELDEN

Je hebt nu al heel wat keren gelezen dat je je lezers op een voetstuk moet zetten en dat nieuwe rubrieken en invalshoeken wonderen doen voor een goedgelezen personeelsblad. In de volgende drie voorbeelden laten we zien hoe je dat aanpakt. Want hoewel de lezer centraal stellen een open deur lijkt, is het niet altijd eenvoudig.

Voorbeeld 1: Artikel over nieuw project

Manager X lanceert project Y om de verkoop van product Z te verhogen. Je bent waarschijnlijk gewend om die manager in 500 woorden zijn verhaal te laten vertellen. Om niet weer zijn foto bij het artikel te plaatsen, gebruik je een slide uit de Powerpoint waarmee hij het managementteam heeft overtuigd. Saai!

Denk als alternatief eens vanuit de medewerker of klant. Vraag vertegenwoordigers die straks de weg op moeten met product Z wat zij zouden doen om de verkoop te stimuleren. Informeer bij medewerkers van de customer service welke vragen ze krijgen over het product. Interview drie klanten wat zij van het product vinden.

Voorbeeld 2: Nieuwe veiligheidsvoorschriften

Het afgelopen jaar hebben binnen het bedrijf een aantal bijna-ongelukken plaatsgevonden. Het is nog net goed afgelopen. Het management wil, terecht, de veiligheid vergroten. Het personeelsblad is het aangewezen podium waarop de directeur of de manager met veiligheid in zijn portefeuille de nieuwe veiligheidsvoorschriften lanceert.

Laat als alternatief medewerkers eens met elkaar in discussie gaan over de veiligheid binnen het bedrijf. Welke situatie vinden zij onveilig en wat doen ze zelf om veiliger te werken? Dat levert voor het management interessante inzichten op en zorgt ervoor dat veiligheid een breder draagvlak krijgt onder medewerkers.

Voorbeeld 3: Onvrede onder collega’s

Er is onvrede over een project en collega’s mopperen bij de koffieautomaat. Het management heeft een oplossing bedacht, maar wil die alleen met de betrokken afdeling bespreken. In het personeelsblad mag geen aandacht worden besteed aan het project. Als dat gebeurt zijn ook andere medewerkers op de hoogte of horen klanten misschien wat er speelt.

Onvrede onder medewerkers neem je niet weg door er geen aandacht aan te besteden. Het benoemen van een probleem en laten zien dat het wordt opgelost, vergroot de transparantie binnen een bedrijf. Je geeft de boodschap af: fouten maken kan, als er maar een oplossing komt en je er van leert. Betrek hierbij als het even kan ook de mopperende collega’s. Geef ze ook een stem. Hoe denken zij over de oplossing?

De salesafdeling plaatst, als het goed is, de klant altijd op een voetstuk. Alles draait om hem of haar. Voor makers van een personeelsblad staan collega’s op zo’n voetstuk. Het blad waar je zoveel tijd en moeite in hebt gestoken wordt alleen gelezen als medewerkers zich erin herkennen en de artikelen echt geloofwaardig zijn.

Vraag jij je af of een personeelsblad nog wel van deze tijd is? Zijn er plannen om het personeelsblad te digitaliseren? Lees dan eens dit blog over het personeelsmagazine in een ander licht. Meer tips en ervaringen van andere communicatieprofessionals vind je ook in onze Magazine Minds special over personeelsbladen.