MAAK MET EEN ONLINE MAGAZINE VAN JE EVENT EEN COMMUNICATIEFEEST

MAAK MET EEN ONLINE MAGAZINE VAN JE EVENT EEN COMMUNICATIEFEEST

Organiseer je een groot event, congres of personeelsdag? Dan weet je dat daar een hoop communicatie bij komt kijken. Gebruik hiervoor een online magazine. Dan maak je er een echt communicatiefeestje van.

Een uitnodiging, zorgen dat deelnemers de juiste plek vinden, informatie over de prijs en inhoud. En dan wil je misschien ook nog mensen bedanken voor hun bezoek, of ze laten nagenieten. Met een online magazine kun je dat allemaal doen. En het is nog responsive ook, dus prettig leesbaar op je telefoon.


Save the date/aankondiging

Staat er een evenement op de planning, dan weet je vaak al lang vantevoren de datum. Publiceer die zo snel mogelijk en breng hem onder de aandacht. Hoe meer mensen ervan weten, en hoe eerder, hoe groter de kans dat ze de datum blokken in hun agenda. Zorg wel in dit stadium dat ze ongeveer weten wat ze mogen verwachten. Er moet namelijk wel een reden zijn om een dag in hun agenda te blokken.

Dit alles kan dus in een online magazine! Met een ludiek filmpje bijvoorbeeld, of een mooie coverpagina met bewegende elementen. Verras en verleid!

Uitnodiging/programmaboekje: aanmelden!

Het programma is rond en je weet wie je wilt uitnodigen. Op naar de volgende stap. Het online magazine kun je in deze fase zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Stel sprekers alvast voor in een interview. Leg uit wat Piet komt doen en vertel dat Jan de opening verzorgt. Maak het zo aantrekkelijk mogelijk, zeker als je wilt dat mensen zich via het digitale magazine aanmelden. De button naar het aanvraagformulier is in een online magazine zo gemaakt!

Week vantevoren: informatie over de verkeerssituatie en parkeermogelijkheden + niet vergeten

Een week voor het congres of de personeelsdag plaatsvindt, kun je de bezoekers nog even een reminder sturen. Hierin staan bijvoorbeeld ook praktische zaken, zoals de parkeerinformatie of de mogelijkheden van reizen met het OV. Houd ook in de gaten of er werkzaamheden gepland staan die de reis naar jouw event bemoeilijken. Dat soort waarschuwingen wordt gewaardeerd.

Moeten mensen met muntjes betalen? Waar kunnen ze hun jas ophangen en wordt de lunch verzorgd of kunnen ze een broodje pinnen? Zijn er nog dingen die ze absoluut niet moeten vergeten mee te nemen? Je kunt het allemaal kwijt in het e-zine. En vergeet ook niet iets leuks te vertellen. Een fijne teaser of bijzonder interview zorgt voor nog meer zin bij de bezoekers.

Dag vantevoren: Morgen gaat het gebeuren

Ook een dag voor het event, kun je nog even wat zaken aanstippen. Wat kan men verwachten? Zijn er nog laatste wijzigingen? Wat is de wifi-code? Maak de mensen warm voor je evenement.


Op de dag zelf: de plattegrond en de plekken en tijden waar iemand wordt verwacht

Het online magazine is het programmaboekje van de dag. En doordat het responsive is, kunnen alle bezoekers op hun telefoon meelezen en -kijken. Zorg dan wel voor goede wifi en een gebruiksvriendelijke inlogcode. Je kunt de plattegrond laten zien, een tijdlijn van het programma en de hapjes die worden geserveerd tijdens de borrel. Wees creatief! Bedenk ook dat je in een online magazine kunt segmenteren. Geïnteresseerden voor lezing A ontvangen geen informatie over workshop B. Wil je echt persoonlijk uit de hoek komen, personaliseer het magazine dan.


De dag erna: foto’s van het event

Wil je bezoekers dezelfde avond of de dag erna nog even laten nagenieten, dan zorg je ervoor dat alle foto’s en leuke reacties de volgende dag verzameld zijn. Stuur bezoekers een mooie foto toe en ze blijven nog even in de waan van de vorige dag. Een echte offline afterparty.


De week erna: Leuk dat je er was, volgend jaar weer?

Een event wil je zorgvuldig afronden en het is leuk als mensen het er weken daarna nog over hebben. Na de afterparty kun je bezoekers een online magazine sturen met de informatie van de lezingen. Of een setje hand-outs of presentaties. Leuk ook om wat uitgebreide reacties van bezoekers te laten horen. Misschien is er een filmpje? Doe dit niet te snel, neem er de tijd voor en wees zorgvuldig. Weet je al of je volgend jaar weer zoiets organiseert, vraag dan of ze op de hoogte willen blijven. Of stuur een evaluatieformulier, waar bezoekers opmerkingen of verbeterpunten kunnen achterlaten. Staan er ook andere interessante activiteiten op de planning, dan kun je mensen daar alvast voor uitnodigen.

Je kunt het event nu met een gerust hart afsluiten. De informatie blijft toegankelijk en als het goed is, staat het in het geheugen van je bezoekers gegrift.


TIP: Personaliseer voor extra betrokkenheid

De laatste tip voor nog meer betrokkenheid bij je evenement: personaliseer de online magazines. Nodig Henk uit, spreek Ria persoonlijk toe en biedt Marleen haar eigen programma aan. Je kunt personalisatie op heel veel verrassende manieren toepassen in online magazines, mits je een goede database hebt. Vraag naar de mogelijkheden!