WEG MET DAT PERSONEELSBLAD!
OF TOCH NIET?

WEG MET DAT PERSONEELSBLAD! OF TOCH NIET

Veel bedrijven worstelen met de vraag: schaffen we het papieren personeelsblad af en gaan we uitsluitend communiceren via intranet? Soms is het personeelsblad al wegbezuinigd en verloopt alle officiële interne communicatie al op die manier. De vraag is of de keuze altijd moet gaan tussen een personeelsblad en intranet. Is er geen goed alternatief?

Vroeger was de keuze simpel als kosten bespaard moesten worden. Investeer eenmalig in een goed intranet. Besteed het werk niet meer uit, maar stuur het communicatieteam op een schrijf- en fotografiecursus en doe het zelf. Weg met dat blad.

De komst van digitale magazines schept echter nieuwe mogelijkheden.

Easy intranet

Het intranet is vooral een uitstekend middel om mensen functioneel te informeren. Daarnaast is het onder andere:

  • Flexibel: Je kunt te allen tijden informatie toevoegen en/of verwijderen.
  • Voordelig: Je investeert eenmalig in vormgeving en techniek, tekst en beeld kunnen makkelijk door medewerkers gewijzigd en aangevuld worden in het CMS.
  • Gebruikersvriendelijk:  Personeel kan op ieder gewenst moment bij de informatie die ze nodig hebben
  • Veilig: Geschikt voor gevoelige informatie door bijvoorbeeld een beschermde omgeving te creëren waarvoor men moet inloggen.
  • Veelzijdig: Van administratieve informatie tot het delen van foto’s van personeelsfeesten.
  • Interactief Je kunt mensen laten reageren of met elkaar laten chatten.

Een informatief communicatiemiddel dus, waar je veel kanten mee op kunt. Maar medewerkers informeren is meestal maar een onderdeel van de totale interne communicatiestrategie.  Eigenlijk is het geen doel op zich, maar een middel om bijvoorbeeld activering, gedragsverandering, binding met en/of betrokkenheid bij de organisatie te bereiken. Dat lukt meestal maar matig met een intranet.

Boeien en binden met een personeelsblad

Een middel dat wel geschikt is om medewerkers te betrekken bij de organisatie, is een personeelsblad.  Bovendien verbind je met een personeelsblad ook collega’s met elkaar en is het ongrijpbare begrip ‘beleving’ een kenmerk van een personeelsblad met veel toegevoegde waarde. Een goed personeelsblad zorgt voor saamhorigheid, het gevoel dat het bedrijf één grote familie is. Dat realiseer je bijvoorbeeld door medewerkers deelgenoot te maken van elkaars leven. Met interviews, fotoreportages, meningen en columns geef je een kijkje achter schermen. Op het werk én privé. De mens achter de medewerker wordt zichtbaar, collega’s wisselen kennis uit en leren elkaar kennen. Boeien en binden dus. De productietijd maakt een papieren personeelsblad echter ongeschikt voor ad-hoc communicatie. Daarbij is het door druk- en distributiekosten ook vrij hoog.

Digitaal is het allemaal

Wat dan? Want vaak moet het wel goedkoper. Een optie is een digitaal personeelsblad. Geen bladerbare pdf, maar een echt alternatief voor het gedrukte blad en een mooie aanvulling op intranet. Het is budgetvriendelijk – je bespaart immers op druk- en distributiekosten – maar je levert niet in op boeien, binden en beleven. Sterker nog, online zorgt voor een betere interactie met je lezers. Voor filmpjes en een fotoreportage is online alle ruimte.

Ook zijn segmentatie en personalisatie twee waardevolle opties. Door het invoeren van data kun je de onderwerpen en informatie toespitsen op de ontvanger, individueel of per groep. Dit is bijvoorbeeld interessant als medewerkers van de binnendienst andere informatie nodig hebben dan medewerkers van de buitendienst. Of als je alleen nieuwkomers bij het bedrijf allerhande tips en wetenswaardigheden over het bedrijf wilt geven. Informatie waar anderen niet op zitten te wachten.

Een digitaal magazine is ook flexibel en snel. Je kunt twee maal per jaar verschijnen, maar ook tweemaal per maand en als de basis staat, maak je eenvoudig extra ‘nummers’ aan. Daarnaast is het interactief, traffic genererend (naar je eigen site of andere online informatie) en afwisselend. Je kunt eindeloos spelen en variëren met tekst, beeld en geluid.

Integratie met social media en intranet

De tijd dat werknemers zich op de bank nestelen en het personeelsblad van cover tot cover lezen, ligt ver achter ons. Daarvoor is de digitale afleiding tegenwoordig te groot. Zie dat niet als een bedreiging, maar maak er gebruik van. Maak content zo interessant dat lezers het delen via social media. Zorg dat posts die je deelt op Facebook doorlinken naar je magazine. Ook je bedrijfsintranet kan interessant zijn om naar door te linken. Denk aan het invullen van formulieren of verwijzingen naar andere functionele informatie. Digitaal is veel aan elkaar te koppelen.

Terug naar de kern

Is een digitaal magazine dan het ei van Columbus? Nee, het is een heel goed alternatief voor een papieren magazine. En niet alleen als je moet bezuinigen! Anders dan met een e-mail nieuwsbrief, kun je met een online magazine wel beleving creëren en lezers boeien en binden.
Maar ook aan een digitaal magazine zitten haken en ogen. Zo vraagt het om een andere manier van werken en content maken. Je moet fotografen en vormgevers anders briefen. Een online magazine vraagt ook redactioneel een andere benadering. Dat vraagt om extra begeleiding van redacteuren en collega’s die artikelen schrijven. Die expertise moet je inhuren of je eigen maken. Bovendien moet een online magazine passen bij de organisatie en heb je draagvlak nodig voor de introductie.

Dus komt de vraag ‘schaffen we het personeelsblad af?’, ga dan altijd eerst terug naar de kern. Wat wil ik bereiken? Wat is de boodschap, wie is mijn doelgroep en welk middel sluit hier het beste bij aan binnen het budget.

Meer weten over digitale personeelsbladen?